El ayuntamiento cumple 10 años de transformación digital

PIONERO EN LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA, EL  AYUNTAMIENTO CUMPLE DIEZ AÑOS DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL

La Junta Local de Gobierno incorpora también las herramientas digitales en sus sesiones habituales

El proceso de transformación digital del Ayuntamiento de Tarifa impulsado principalmente a raíz de la aprobación de la ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos cumple ahora diez años. Pionera en el impulso a la administración electrónica, Tarifa  apenas ha tenido que realizar esfuerzo alguno en la aplicación de la  Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo de las Administraciones Públicas que materializa la tramitación electrónica. El proceso de transformación digital que cumple ahora diez años ha convertido al Ayuntamiento local en una entidad puntera en materia de administración electrónica siendo referente en servicios y funciones como la sede electrónica, el expediente electrónico y el archivo digital. La localidad se sitúa así en la vanguardia en materia de modernización en la gestión en la provincia de Cádiz, liderando el despliegue de la administración electrónica.

Diez años de historia

La implantación de la administración electrónica comenzó en el año 2008 con Miguel Manella Guerrero como alcalde de Tarifa. El Ayuntamiento de aquel entonces asumió el reto propuesto por la citada ley 11/2007, que reconocía el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las administraciones públicas por medio de medios electrónicos. Se creó por parte de los técnicos de la Corporación Municipal el denominado “Grupo de Trabajo GUÍAME”, acrónimo de “Grupo de Trabajo Útil para la Implantación de la Administración Municipal Electrónica”.

Tras realizar un análisis de partida, el grupo GUÍAME  visitó ayuntamientos de la zona que ya habían iniciado proyectos similares. Se consensuaron las estrategias y tareas y se definió un Plan de Modernización que serviría de guía para el desarrollo de la transformación digital de la entidad tarifeña.

Como base de todo se buscó una solución de software y un socio tecnológico de confianza que apoyaran todo el proyecto. Tras estudiar las diferentes soluciones del mercado, el Ayuntamiento de Tarifa se decantó por la solución de ABSIS Berger Levrault. Fue entonces por el 2009, cuando se comenzó con la implantación de las primeras soluciones de software, destacando principalmente la de Gestión de Expedientes Electrónicos que incorporó diez  procedimientos distintos. En ese segundo año de implantación destacó igualmente la creación de la Oficina de Atención al Ciudadano cuyo objetivo era centralizar la atención al ciudadano en un único punto mejorando su experiencia y evitando de esta forma el que los ciudadanos tuvieran que ir de una ventanilla a otra.

Finalmente en el 2011, y tras las necesarias reformas del edificio municipal, fue cuando se inauguró la Oficina de Atención al Ciudadano, la Oficina de Gestión Tributaria y Catastral y la Sede Electrónica, todo esto basado en una Solución Multicanal (presencial y telemática) de Atención al Ciudadano.

La progresiva transformación continuó con nuevas implantaciones como el Sistema de Información Geográfica para la gestión Catastral, y el trabajo actual para la oferta de nuevos  procedimientos. En el 2015 se incorpora al proyecto la aplicación móvil de incidencias en la vía pública Tarifa Participa,  objeto de reconocimiento por parte de la Diputación Provincial de Cádiz como proyecto innovador en la participación ciudadana. En el 2016, para cerrar el circuito del expediente electrónico, se realiza la implantación de la Solución de Archivo Digital, la cual  permite realizar el archivo digital de los expedientes electrónicos de la entidad. Para finalizar, en el 2017 en vistas a la nueva revisión del PGOU, se ha potenciado  la implantación de las soluciones de software al área de Urbanismo.

El 100% electrónicos: de 10 a 209 procedimientos digitales

Después de diez años de transformación digital, los diez primeros procedimientos se han convertido en 209 suponiendo prácticamente casi el 100% de los procedimientos del Ayuntamiento. Si en 2009 se tramitaron 194 expedientes electrónicos, en el 2017 se atendieron  10.163.

En el 100% de los procedimientos se usan la firma electrónica pasando de 1.513 documentos firmados electrónicamente en el 2011 a 57.391 documentos en el 2017.

Las notificaciones electrónicas han pasado de 577 a personas jurídicas y 3.186 a personas físicas en el año 2016, a 571 a personas jurídicas y 2.794 a personas físicas en el primer cuatrimestre de 2018, lo que supone un aumento de cuatro veces más.

La sede electrónica tiene actualmente disponibles un total de 49 trámites en línea y se han presentado un total de 4.368 solicitudes telemáticas. La Oficina de Atención al Ciudadano ha conseguido además centralizar la mayor parte de las peticiones ciudadanas con unos tiempos de espera menores de 5 minutos para el 90% y de un tiempo de atención menor a 6 minutos para el 60%. Asimismo se pueden intercambiar registros con todas las administraciones lo que redunda en un mejor servicio para los ciudadanos. En lo que al archivo municipal se refiere, el 100% de los expedientes generados desde su implantación pasan automáticamente al Archivo electrónico.

Por último, el objetivo  en el 2018 es que todos los expedientes sean electrónicos y no se utilice el papel. Desde hace un mes las sesiones de la Junta de Gobierno Local se celebran electrónicamente con lo que la reducción del gasto de papel se ha reducido un 99% en la tramitación de estos expedientes. En esta línea el Ayuntamiento de Tarifa también se   prepara para la licitación electrónica.

Han trascurrido diez años y el grupo GUIAME lo conforman en la actualidad la casi  totalidad de las áreas municipales. Toda una plantilla concienciada de integrar una administración local adaptada a las exigencias de normativas; ágil y moderna, con la clara vocación de redundar en beneficio del ciudadano.

Con todo, la posición de vanguardia no es óbice para seguir mejorando el proyecto. En este sentido, el grupo GUIAME es consciente de que aún es necesario limar muchos detalles. Se trata no solo de actualizar los procedimientos y servicios, sino en de ir corrigiendo  deficiencias  en aras de dar soluciones a los problemas de los ciudadanos.

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